Riscos

Os objetivos estratégicos e as metas institucionais da ESMPU a serem alcançados nos próximos anos estão consignados no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) 2020-2024, do qual também faz parte o Mapa Estratégico Institucional. Na confecção desse documento foram identificados riscos associados ao atingimento dos objetivos.

Ademais, observa-se que, de acordo com o atual Regimento Interno da ESMPU, a Secretaria de Educação, Conhecimento e Inovação (Secin) é a área responsável pelos macroprocessos finalísticos da instituição, bem como pela facilitação na gestão dos riscos corporativos. Neste ponto destaca-se a necessidade de inovação associada ao momento de transformação digital do negócio da instituição. Por conseguinte, essa transformação trouxe como consequência economia de recursos, além de novas oportunidades de expansão dos serviços e públicos da Escola.

Isso significou, também, novos riscos associados, considerando que, mesmo quando o mundo redefinir uma nova normalidade, o digital e o remoto permanecerão no centro dos negócios, dos produtos e dos serviços das organizações.

Realizar uma transformação completa e impactante do negócio institucional é essencial para garantir que os públicos alcançados na expansão da educação a distância (EaD), durante a pandemia, continuarão a ser atendidos, ao mesmo tempo em que as atividades presenciais precisarão se adequar à nova realidade do mundo e às demandas dos públicos da ESMPU.

Abordagem de risco associada às metodologias de gestão 

Em razão da pouca estrutura com a qual conta a ESMPU, a Assessoria de Estratégia e Inovação (Assein) tem investido em desenvolver os colaboradores para gerirem melhor os riscos associados às suas iniciativas e, ainda, para aprimorarem os processos, com o foco na gestão de riscos.

A literatura registra que a própria gestão de um processo de negócio já mitiga vários riscos advindos da execução das atividades, o que, consequentemente, proporciona a melhoria contínua dos processos. Vale destacar que, durante a modelagem, requisitos legais necessários à execução de cada processo são levantados e evidenciados no decorrer dos fluxos.

Com relação a abordagens específicas nos processos, tem-se o seguinte:

Processos críticos da ESMPU mapeados

No que tange à gestão de projetos, a ESMPU trabalha com a obrigação metodológica de formalização de um Plano de Riscos, contido no Plano de Gerenciamento do Projeto – a ser descrito pelo gerente do projeto. Após essa formalização, o planejamento é validado e a execução do projeto passa a ser acompanhada pelas partes interessadas, incluindo a Assessoria de Estratégia e Inovação Institucional.

Ademais, em fevereiro de 2021, a ESMPU publicou o Guia Prático da Estratégia – Conceitos e metodologias para construir uma gestão ágil e transformadora. Esse guia visa ao compartilhamento de informação e à tradução de conteúdos “especializados” para toda a ESMPU. A proposta é a de aprimorar a maturidade organizacional em termos de gestão estratégica, o que se dará por meio da comunicação de parâmetros mínimos e uniformização dos principais instrumentos utilizados no gerenciamento da organização.

Complementarmente, foi lançado, em maio de 2021, o documento Como avaliar seu trabalho? Um guia para construção de indicadores que fazem sentido, que visa dar orientação e suporte aos líderes da ESMPU na gestão de suas equipes em contextos de incerteza, como o da pandemia da covid-19. O guia ressalta ainda a importância de se construir indicadores que façam sentido e que estejam alinhados com os objetivos estratégicos e, principalmente, com o propósito da organização.

Esses materiais complementam o Guia de Referência em Gestão Ágil, lançado em 2020. Todos foram concebidos a partir de uma perspectiva de experimentação e podem ser complementados com novas informações e ferramentas à medida que a gestão estratégica da instituição amadurece.

A principal proposta desses documentos é a de que sejam instrumentos acessíveis para todos os colaboradores e contribuam para o aprimoramento gerencial de lideranças e chefias, uma vez que o foco de toda a gestão estratégica da ESMPU é atuar na cultura organizacional.

Riscos relacionados à transformação digital e centralidade do usuário

Além do trabalho de identificação dos riscos, a ESMPU realizou, entre agosto e dezembro de 2021, a exploração de design etnográfico, estudo inédito e detalhado que objetivou preencher a lacuna de dados qualitativos sobre os usuários dos serviços institucionais. Foram ouvidas 51 pessoas, dos públicos interno e externo, em entrevistas semiestruturadas e em profundidade.

A exploração de design etnográfico foi motivada por uma combinação de fatores e mudanças internas e intencionais, somadas às externas e imprevisíveis. Além da pandemia da covid-19, que potencializou a necessidade de acelerar a transformação digital do próprio negócio da ESMPU, a instituição tem enfrentado modificações nas necessidades dos usuários, que cada vez mais exigem rapidez, relevância e impacto das entregas do setor público.

Desse modo, essa investigação é uma forma de aprender sobre as pessoas, suas necessidades e seus contextos, a fim de identificar oportunidades de inovação relacionadas às experiências vividas por elas a serem afetadas por um produto ou serviço.

O design etnográfico é, essencialmente, uma metodologia de pesquisa qualitativa que pode ser aplicada em diferentes momentos do ciclo de um serviço, desde seu desenho até sua implementação ou monitoramento. Nessa investigação foram geradas mais de 400 páginas de documentos sobre os usuários da Escola.

Ademais, ainda na linha da travessia digital que a Escola tem passado, o Programa Estratégico de Transformação Digital terminou o ano de 2021 com 61% da execução das ações planejadas. Assim, para o melhor aproveitamento desse estudo, tendo em vista que a experiência do usuário retroalimenta a estratégia institucional, listam-se os seguintes riscos, bem como as respectivas ações de contingência:

Transformação Digital – Riscos e ações de contingência

Principais oportunidades identificadas

Transformação digital e centralidade no usuário 

Falar na centralidade do usuário é compreender que as necessidades, os comportamentos e as atitudes das pessoas devem estar no centro dos serviços. No que concerne à ESMPU, que trabalha para o aperfeiçoamento e a atualização de membros e servidores com vistas a propiciar uma atuação mais impactante, efetiva e resoluta do Ministério Público da União, identificou-se uma excelente oportunidade de convergir ações, projetos e serviços para essas necessidades. 

Nesse sentido, a exploração do design etnográfico trouxe narrativas de 51 usuários, ricas em informações capazes de esclarecer suas escolhas e atitudes. Como resultado dessa exploração, a ESMPU conta agora com 390 ideias geradas em colaboração com discentes, docentes e atores externos; 27 insights gerados a partir do conhecimento dos usuários; 12 ideias priorizadas, cujas ações foram planejadas; e seis principais aprendizados, que apontaram para oportunidades. 

Principais aprendizados e oportunidades identificadas

Adicionalmente, considerando que o serviço público se orienta pelo interesse público, que significa, em sentido mais amplo, a sociedade, torna-se imprescindível compreender esse fenômeno humano que ocorre paralelamente ao da transformação digital, com o intuito de remodelar nossa organização com foco no futuro. Assim, as ações adotadas para aproveitar essa oportunidade foram as seguintes: 

• A ESMPU conta com o Programa Estratégico de Transformação Digital, cujo objetivo principal é orientar recursos e esforços para a transformação digital da Escola. Atualmente, o programa está com 61% das atividades concluídas e deve ser encerrado até o final de 2022. Ao todo, dezesseis projetos foram considerados prioritários para essa finalidade. Nesse programa se destacam dois subprogramas, o de modernização tecnológica e o ESMPU Digital.

• Além disso, foi executado o Projeto de Aprimoramento da Experiência do Usuário, iniciativa estratégica que possibilitou o conhecimento aprofundado dos usuários e das jornadas de serviços. Ademais, foram identificadas e priorizadas ideias de acordo com as recentes transformações e demandas. O projeto foi concluído em 2021.

• Outro projeto executado foi o de Governança de Dados, que tratou da definição de estrutura de responsabilização com vistas a garantir o comportamento adequado na criação, no consumo, nas análises e no controle de dados. Incluiu, ainda, o mapeamento de pessoas, processos e tecnologias necessárias para gerenciar e proteger os ativos de dados institucionais, com o intuito de garantir dados corporativos seguros, íntegros e de qualidade. Esse projeto também foi finalizado em 2021.

• Por fim, cita-se o projeto Adequação da ESMPU à LGPD, que envolveu uma mudança cultural nos diversos níveis hierárquicos da instituição. Essa mudança considerou a privacidade dos dados pessoais dos públicos da Escola, bem como a promoção de ações de conscientização de todo o corpo funcional, no sentido de incorporar boas práticas relativas à privacidade de dados pessoais nas atividades laborais.

Fontes específicas de riscos e oportunidades

Pessoal

Destaca-se o baixo número de servidores pertencentes ao quadro próprio da ESMPU: atualmente apenas 21 vagas de analistas do MPU e 14 de técnicos do MPU estão ocupadas, uma vez que o preenchimento dos demais cargos efetivos vagos depende de disponibilidade orçamentária. 

Cargos efetivos vagos e ocupados na ESMPU

Registre-se que o número de cargos efetivos providos é inferior, inclusive, à estrutura de cargos e funções comissionadas da ESMPU, que é de 99 postos, dos quais 73 se encontram providos. Dessa maneira, a Escola tem dependido da disponibilidade de outros ramos do MPU ou mesmo de outros órgãos federais em ceder servidores para a condução de suas atividades de trabalho. 

Vale ressaltar, também, alguns aspectos que interferem diretamente na força de trabalho:

a) quantidade de servidores disponíveis ante as necessidades da unidade;

b) resultados de eventuais avaliações acerca da distribuição da força de trabalho entre a área-meio e a área-fim e do número de servidores em cargos comissionados em comparação com os não comissionados; e

c) eventuais afastamentos que reduzem a força de trabalho disponível e possíveis impactos nas atividades desenvolvidas. 

Dessa forma, entende-se que a quantidade de servidores disponíveis é deficitária ante as necessidades da unidade, principalmente na área-fim, em virtude da ampliação de vagas ofertadas e da demanda reprimida. 

Outro fator de risco diz respeito ao uso de sistemas que não atendem adequadamente às demandas institucionais da área de Gestão de Pessoas. A Escola utiliza, de forma compartilhada, os sistemas disponibilizados e gerenciados pela Procuradoria-Geral da República (PGR). Ocorre que os acessos são limitados a determinadas funcionalidades, ocasionando a dependência, por parte da ESMPU, de que a equipe técnica daquela Procuradoria-Geral proceda às alterações necessárias para alimentação da base de dados. Esse risco está sendo minimizado, a cada ano, com as constantes tratativas com os secretários e a equipe de Gestão de Pessoas da PGR, visando à liberação de novas funcionalidades do sistema.

Qualificação

Por atuar no tripé acadêmico “Ensino, Pesquisa e Extensão”, além de “Inovação”, a ESMPU necessita de um quadro altamente qualificado, composto por servidores especialistas em diferentes áreas do conhecimento, tais como Pedagogia, Biblioteconomia, Arquivologia, Design, entre outras, além do conhecimento na área jurídica. Considerando que o quadro próprio da Escola é reduzido, há a necessidade de buscar servidores especializados nos demais ramos do MPU ou em outros órgãos da Administração Pública federal.

Orçamento

As mudanças estruturais ocorridas em 2020 tornaram imprescindível a otimização dos recursos orçamentários existentes tanto para reduzir custos como para aproveitar as oportunidades de expansão do alcance da ESMPU por meio da transformação digital.

Avaliação (probabilidade x impacto) dos riscos e oportunidades

Os quadros a seguir apresentam um resumo dos riscos e das oportunidades identificadas nesta seção, com respectivas avaliações das probabilidades e impactos, caso se materializem:

Riscos – Possíveis impactos e probabilidades de ocorrência

 Oportunidades – Possíveis impactos e probabilidades de ocorrência