Riscos

Conforme visto, os objetivos estratégicos e as metas institucionais da ESMPU a serem alcançados nos próximos anos estão consignados no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) 2020-2024, do qual também faz parte o Mapa Estratégico Institucional. Na confecção desse documento foram identificados riscos associados ao atingimento dos objetivos. 

Ademais, observa-se que, de acordo com o atual Regimento Interno da ESMPU, a Secretaria de Educação, Conhecimento e Inovação (Secin) é a área responsável pelos macroprocessos finalísticos da Escola, bem como pela facilitação na gestão dos riscos corporativos. Neste ponto se destaca a necessidade de inovação associada ao momento de transformação digital do negócio da instituição. Por conseguinte, essa transformação trouxe como consequência economia de recursos, além de novas oportunidades de expansão dos serviços e públicos da ESMPU. 

Isso significou, também, novos riscos associados, considerando que, mesmo quando o mundo redefinir uma nova normalidade, o digital e o remoto permanecerão no centro dos negócios, dos produtos e dos serviços das organizações. 

Realizar uma transformação completa e impactante do negócio institucional é essencial para garantir que os públicos alcançados na expansão da educação a distância (EaD), durante a pandemia, continuarão a ser atendidos, ao mesmo tempo em que as atividades presenciais necessitarão se adequar à nova realidade do mundo e às demandas dos públicos da ESMPU.

Abordagem de risco associada às metodologias de gestão 

Em razão da pouca estrutura com a qual conta a ESMPU, a Assessoria de Estratégia e Inovação (Assein) tem investido em desenvolver os colaboradores para gerirem melhor os riscos associados às suas iniciativas e, ainda, para aprimorarem os processos, com o foco na gestão de riscos. 

A literatura registra que a própria gestão de um processo de negócio já mitiga vários riscos advindos da execução das atividades, o que, consequentemente, proporciona a melhoria contínua dos processos. Vale destacar que, durante a modelagem, requisitos legais necessários à execução de cada processo são levantados e evidenciados no decorrer dos fluxos. 

Com relação a abordagens específicas nos processos, tem-se o seguinte: 

Quadro – Processos críticos da ESMPU mapeados

No que tange à gestão de projetos, a ESMPU trabalha com a obrigação metodológica de formalização de um Plano de Riscos, contido no Plano de Gerenciamento do Projeto – a ser descrito pelo gerente do projeto. Após essa formalização, o planejamento é validado e a execução do projeto passa a ser acompanhada pelas partes interessadas, incluindo a Assessoria de Estratégia e Inovação Institucional. 

Ademais, a ESMPU publicou o Guia Prático da Estratégia – Conceitos e metodologias para construir uma gestão ágil e transformadora. Esse guia visa ao compartilhamento de informação e à tradução de conteúdos “especializados” para toda a ESMPU. A proposta é a de aprimorar a maturidade organizacional em termos de gestão estratégica, o que se dará por meio da comunicação de parâmetros mínimos e da uniformização dos principais instrumentos utilizados no gerenciamento da organização. 

Esse material complementa o Guia de Referência em Gestão Ágil, lançado em 2020. Todos foram concebidos a partir de uma perspectiva de experimentação e podem ser complementados com novas informações e ferramentas à medida que a gestão estratégica da instituição amadurece. 

A principal proposta desses documentos é a de que sejam instrumentos acessíveis para todos os colaboradores e contribuam para o aprimoramento gerencial de lideranças e chefias, uma vez que o foco de toda a gestão estratégica da ESMPU é atuar na cultura organizacional.

Riscos relacionados à transformação digital e centralidade do usuário

Além do trabalho de identificação dos riscos, a ESMPU realizou, em 2021, a exploração de design etnográfico, estudo inédito e detalhado que objetivou preencher a lacuna de dados qualitativos sobre os usuários dos serviços institucionais. Foram ouvidas 51 pessoas, dos públicos interno e externo, em entrevistas semiestruturadas e em profundidade.

A exploração de design etnográfico foi motivada por uma combinação de fatores e mudanças internas e intencionais, somadas às externas e imprevisíveis. Além da pandemia de covid-19, que potencializou a necessidade de acelerar a transformação digital do próprio negócio da ESMPU, a instituição tem enfrentado modificações nas necessidades dos usuários, que cada vez mais exigem rapidez, relevância e impacto das entregas do setor público.

Desse modo, essa investigação é uma forma de aprender sobre as pessoas, suas necessidades e seus contextos, a fim de identificar oportunidades de inovação relacionadas às experiências vividas por elas a serem afetadas por um produto ou serviço.

O design etnográfico é, essencialmente, uma metodologia de pesquisa qualitativa que pode ser aplicada em diferentes momentos do ciclo de um serviço, desde seu desenho até sua implementação ou monitoramento. Nessa investigação foram geradas mais de 400 páginas de documentos sobre os usuários da Escola.

Ademais, ainda na linha da travessia digital pela qual a Escola tem passado, o Programa Estratégico de Transformação Digital, cujo objetivo principal é a remodelagem da forma como a ESMPU cumpre sua missão institucional e entrega valor aos seus usuários, concluiu a sua primeira fase (2020-2022) com doze (75%) dos dezesseis projetos finalizados.

No entanto, dezoito meses após a sua concepção, o programa passou por uma revisão de seu portfólio, a qual levou em consideração: (I) os projetos já haviam sido finalizados; e (II) os projetos instituídos pelo Painel de Contribuição 2022-2023 da ESMPU.

Assim, após a sua revisão, 17 projetos agora compõem a segunda fase do programa, sendo 4 projetos provenientes da sua primeira fase e 13 novos projetos instituídos após a elaboração do Painel de Contribuição 2022-2023.

A seguir, apresentam-se alguns indicadores desta nova fase do programa, que deve ser finalizada em dezembro de 2023:

80,40% de execução das atividades previstas para todo o Programa de Transformação Digital;

47,06% dos projetos (8) em execução;

41,18% dos projetos (7) concluídos;

11,76% dos projetos (2) cancelados.

Por fim, para o melhor aproveitamento da exploração de design etnográfico, tendo em vista que a experiência do usuário retroalimenta a estratégia institucional, listam-se os seguintes riscos, bem como as respectivas ações de contingência:

Quadro – Transformação Digital – Riscos e ações de contingência

Principais oportunidades identificadas

Transformação digital e centralidade no usuário 

Falar na centralidade do usuário é compreender que as necessidades, os comportamentos e as atitudes das pessoas devem estar no centro dos serviços. No que concerne à ESMPU, que trabalha para o aperfeiçoamento e a atualização de membros e servidores com vistas a propiciar uma atuação mais impactante, efetiva e resoluta do Ministério Público da União, identificou-se uma excelente oportunidade de convergir ações, projetos e serviços para essas necessidades. 

Nesse sentido, a exploração do design etnográfico trouxe narrativas de 51 usuários, ricas em informações capazes de esclarecer suas escolhas e atitudes. Como resultado dessa exploração, a ESMPU conta agora com 390 ideias geradas em colaboração com discentes, docentes e atores externos; 27 insights gerados a partir do conhecimento dos usuários; 12 ideias priorizadas, cujas ações foram planejadas; e 6 principais aprendizados, que apontaram para oportunidades. 

 Quadro – Principais aprendizados e oportunidades identificadas

Adicionalmente, considerando que o serviço público se orienta pelo interesse público, que significa, em sentido mais amplo, a sociedade, torna-se imprescindível compreender esse fenômeno humano que ocorre paralelamente ao da transformação digital, com o intuito de remodelar nossa organização com foco no futuro. Assim, as ações adotadas para aproveitar essa oportunidade foram as seguintes: 

– A ESMPU conta com o Programa Estratégico de Transformação Digital, cujo objetivo principal é orientar recursos e esforços para a transformação digital da Escola. Atualmente na sua segunda fase, o programa está com 80,4% das atividades concluídas e deve ser encerrado até o final de 2023. Ao todo, 17 projetos foram considerados prioritários para essa finalidade. Nessa ação, destaca-se o programa de cibersegurança. 

– A ESMPU iniciou a implantação do projeto de Ensino Híbrido, que visa automatizar as salas de aula e criar, nas salas remotas, experiências únicas e completamente integradas ao presencial; trata-se de unir a facilidade e o alcance do ensino online aos benefícios da interação presencial. Em outras palavras, o projeto disponibilizará ao corpo acadêmico toda a infraestrutura de interação entre discentes e docentes – presencial e remota – necessária para uma experiência única, de forma acessível, simples e intuitiva aos envolvidos. Para isso, foi realizada licitação, para registro de preços, por meio do Edital nº 018/2022, e o projeto se encontra na fase de instalação dos equipamentos nas salas de aula e nos auditórios. 

– Além disso, como desdobramento das 12 ideias priorizadas na exploração do design etnográfico, foram executados os seguintes projetos em 2022:

• Pela primeira vez na história, uma unidade do Ministério Público brasileiro foi palco de um dos maiores eventos de arte, cultura e entretenimento do mundo: o TEDx. Com o objetivo de revelar e compartilhar ideias inspiradoras com potencial de transformar realidades, a Escola Superior do Ministério Público da União recebeu um evento de padrão internacional, o TEDxESMPU. Foram meses de preparação para proporcionar aos participantes do TEDxESMPU uma vivência única, imersa em arte e música, cheia de reflexão sobre um mundo melhor. Com o tema âncora “De volta para o futuro”, a conferência foi dividida em três blocos, um na parte da manhã e os outros dois na parte da tarde.

• Iniciou-se estudo técnico preliminar para implementação do Programa Executivo para Altas Lideranças, que busca atender exclusivamente a demanda dos membros do Ministério Público por desenvolvimento de competências de gestão e liderança. Buscou-se levantar o que há de melhor no mercado de formação de líderes C-Level, no intuito de oferecer conteúdos customizados e completamente orientados ao contexto do MP e de seus membros.

• Para marcar o aniversário de dois anos do Laboratório de Transformação da Escola Superior do Ministério Público da União, o InovaEscola realizou a primeira edição da Semana de Inovação da ESMPU. Em formato de programa de extensão, a atividade contou com seis palestras virtuais de nomes conhecidos pelo grande público. O objetivo foi oferecer aos usuários da Escola conteúdo de ponta e impacto voltado para as principais tendências da inovação em serviços. A atividade acadêmica foi gratuita e aberta à sociedade. Entre os palestrantes estiveram Tiago Mattos e Ligia Zotini, que figuram entre os principais futuristas do Brasil. Além deles, participaram da Semana de Inovação o cientista de dados Ricardo Cappra; a psicóloga e fundadora do LA-BORA! gov, Gestão Inovadora de Pessoas, Luana Faria; a diretora da Kayma, Thais Gargantini; e o designer e sócio da Catálise, Bruno Rizardi. Os palestrantes falaram de futuros desejáveis, cultura analítica, experiência do usuário, ciências comportamentais, educação para futuros, criatividade e inovação, design etnográfico e inovação em serviços.

• Oferta do Curso de Especialização Lato Sensu “Controle da Administração Pública”, na modalidade a distância: foram abertas cinquenta vagas para membros e servidores do Ministério Público da União e cinco para membros e servidores do Ministério Público brasileiro, em decorrência de acordo de cooperação com o Conselho Nacional do Ministério Público. A atividade tem como objetivo ampliar noções dos participantes sobre as medidas de orientação e correção que um poder, um órgão ou uma autoridade exercem sobre a conduta funcional de outro. O curso é dividido em duas fases: a primeira destina-se à realização das disciplinas (360 horas/aula) e à elaboração do projeto do trabalho de conclusão de curso (TCC), e a segunda, à defesa do TCC. O conteúdo de cada disciplina conta com videoaulas, materiais escritos produzidos pelos docentes, bibliografias básica e complementar, momentos de interação, fóruns, debates e avaliações. A procura pelo curso foi muito grande, com um total de 140 inscrições.

• O TEDx marcou a inauguração do Espaço Cultural da ESMPU. Cinco trabalhos da artista Berna Reale estão na exposição: “Agora: Right Now”, “Ginástica da Pele”, “Camuflagem”, “Americano” e “Palomo”. As obras trazem imagens e críticas sobre o sistema de segurança e de justiça. A coletânea “Places”, do fotógrafo amador Douglas Fischer, também integra o acervo. Com entrada gratuita, os trabalhos ficaram no Espaço Cultural até 20 de dezembro de 2022.

Fontes específicas de riscos e oportunidades

Pessoal 

Destaca-se o baixo número de servidores pertencentes ao quadro próprio da ESMPU: atualmente, apenas 21 vagas de analistas do MPU e 13 de técnicos do MPU estão ocupadas, uma vez que o preenchimento dos demais cargos efetivos vagos depende de disponibilidade orçamentária. 

 Tabela – Cargos efetivos vagos e ocupados na ESMPU

Registre-se que o número de cargos efetivos providos é inferior, inclusive, à estrutura de cargos e funções comissionadas da ESMPU, que é de 99 postos, dos quais 81 se encontram providos. Dessa maneira, a Escola tem dependido da disponibilidade de outros ramos do MPU ou mesmo de outros órgãos federais em ceder servidores para a condução de suas atividades de trabalho. 

Vale ressaltar, também, alguns aspectos que interferem diretamente na força de trabalho:

a) quantidade de servidores disponíveis ante as necessidades da unidade;

b) resultados de eventuais avaliações acerca da distribuição da força de trabalho entre a área-meio e a área-fim e do número de servidores em cargos comissionados em comparação com os não comissionados; e

c) eventuais afastamentos que reduzem a força de trabalho disponível e possíveis impactos nas atividades desenvolvidas.

Dessa forma, entende-se que a quantidade de servidores disponíveis é deficitária ante as necessidades da unidade, principalmente na área-fim, em virtude da ampliação de vagas ofertadas e da demanda reprimida. 

Outro fator de risco diz respeito ao uso de sistemas que não atendem adequadamente às demandas institucionais da área de Gestão de Pessoas. A Escola utiliza, de forma compartilhada, os sistemas disponibilizados e gerenciados pela Procuradoria-Geral da República (PGR). Ocorre que os acessos são limitados a determinadas funcionalidades, ocasionando a dependência, por parte da ESMPU, de que a equipe técnica daquela Procuradoria-Geral proceda às alterações necessárias para alimentação da base de dados. Esse risco está sendo minimizado, a cada ano, com as constantes tratativas com os secretários e a equipe de Gestão de Pessoas da PGR, visando à liberação de novas funcionalidades dos sistemas.

Qualificação 

Por atuar no tripé acadêmico “Ensino, Pesquisa e Extensão”, além de “Inovação”, a ESMPU necessita de um quadro altamente qualificado, composto por servidores especialistas em diferentes áreas do conhecimento, tais como Pedagogia, Biblioteconomia, Arquivologia, Design, entre outras, além do conhecimento na área jurídica. Considerando que o quadro próprio da Escola é reduzido, há a necessidade de buscar servidores especializados nos demais ramos do MPU ou em outros órgãos da Administração Pública federal.

Orçamento 

As mudanças estruturais ocorridas em 2020 tornaram imprescindível a otimização dos recursos orçamentários existentes tanto para reduzir custos quanto para aproveitar as oportunidades de expansão do alcance da ESMPU por meio da transformação digital.

Avaliação (probabilidade x impacto) dos riscos e oportunidades 

Os quadros a seguir apresentam um resumo dos riscos e oportunidades identificados nesta seção, com respectivas avaliações das probabilidades e dos impactos, caso se materializem: 

Quadro – Riscos – Possíveis impactos e probabilidades de ocorrência

Quadro – Oportunidades – Possíveis impactos e probabilidades de ocorrência